1、监理档案是驻地监理组，对项目实施监理过程中直接形成的、具有保存价值的、各种形式的原始资料。项目监理组从驻地之日起，所有监理人员要明确分工，负责积累有关资料，妥善分类管理，确保工程竣工验收后，有完整的档案资料。
2、监理档案资料管理工作实行总监负责制，借阅监理档案资料，必须经总监批准。办公室设监理档案室，配置管理人员。档案管理人员负责信息传递、收发文件和信息、文件、资料的归档管理工作。
3、驻地监理的监理档案资料管理工作，实行驻地总监代表负责制，设专人负责信息、收发文件、资料和管理工作。在项目实施过程中，驻地资料管理员要及时将监理资料分类、归纳、建档。
4、驻地监理归档的监理资料有：监理合同；监理规划；监理指令；监理日志；监理月报；会议纪要；审核签认文件；工程质量认证书；工程款支付证明；工程验收纪录；质量事故调查及处理报告；各种监理内业台帐；监理工作总结。
5、监理档案按单位工程和施工时间的先后顺序整理分类立卷装订，每页要有编号，每卷要有目录。
6、每个单位工程的监理档案封面在注明工程名称、合同号、建设单位、施工单位、开工日期、竣工日期和驻地总监代表审核签字。
7、在工程竣工验收后一个月内，由驻地资料管理员将监理资料整理装订后，移交公司档案室，并办理交接手续。
8、一般工程监理档案在保修期滞后应保存一年，重要的工程监理档案保存期可延长三年。保存期间需要查阅时，办理借阅和归还手续。
9、超过保存期限的监理档案，公司档案管理人员应清点核对，登记造册，经公司批准后，妥善销毁。
10、监理档案的书写，字迹要清楚，签字要齐全，内容要真实可靠，不得弄虚造假，也不得擅自涂改原始记录违者按有关规定查处。
11、监理档案要妥善放在防火防盗的铁皮柜内，要精心管理，完整保存，采取适当措施，注意通风、防潮、避免虫蛀损坏。
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