1.原材料试验取样缺乏代表性。在我国现行的标准与试验规程中，对原材料试验的取样方法、取样代表数量、取样频率等均有明确的规定。但是，因为试验人员水平参差不齐，或施工单位为了整理资料方便，或施工单位为了经济利益的考虑，使得试验中取样缺乏代表性，取样频率不足，代表数量不确切的现象频繁出现，所以试验结果不能较全面的反映工程的实际情况，有可能使某些本不合格的材料因漏检而应用于工程中，给工程种下质量隐患。
2.施工资料和现场施工进度脱节。施工资料是施工活动中过程控制的重要体现，也是区别于传统的检验型质量管理体系与统计型质量管理体系的重要体现。所以，施工资料应该和现场施工进度同步。可是，当前一些项目的情况往往是：某种材料早已使用，但相应的产品合格证、质保单及材料复试结果还没有送达现场。有些项目不能在一个分项分部工程结束后及时整理与收集有关资料，而是集中在一起用“回忆录”的形式进行收集整理，导致施工资料和现场施工进度脱节。
3.施工资料不完整。不完整的技术资料会导致片面性，不能系统、全面的反映单位工程的质量状况。比如采用高分子防水卷材的地下防水工程，不仅要做防水卷材的试验与隐检，还要做基层隐检。与此同时，隐检的内容也要全面。对于防水混凝土，不但要做普通混凝土的分项工程质量检验评定，而且还要做防水混凝土的分项工程质量评定。在工程中，可能会因某种原因造成局部没有及时施工，有些单位为保持资料在时间、部位上的延续与资料的整洁，就不进行资料编制，或将此部分资料抽出，这也会造成资料漏项。
4.施工资料纵、横向不交圈。施工资料是一项管理和技术并重，执行和实践交叉的跨工种的综合性工作。施工资料的编制与整理人员包括项目工程师、质检员、技术员、资料员、材料员、试验员、工长等。因每人只负责其中某一部分的整理工作，假若缺乏交流或不严格按现场施工进度同步进行，施工资料的纵向（指某人整理的某部分资料），特别是施工资料的横向（指各工种间的施工资料）就很难交圈吻合。
5.施工资料不真实。真实性是施工资料最基本的要求，是施工资料的灵魂。失去了真实性，施工资料便失去了本来意义。但事实是，一些工程资料完美得不切实际。比如某单位工程的所有分项工程都验收合格且没有任何缺陷，出现了真正的“零缺陷工程”.又如土方工程质量评定中的基槽开挖后的长度、宽度误差实测值都为几毫米，明显不切实际。
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