关于档案价值鉴定的理论与实践(五)――对电子文件鉴定问题的思考

中国人民大学档案学院刘越男鉴定是档案工作中*难也是争议*多的环节，电子文件的出现增加了这项工作的复杂性和难度。在计算机技术和通讯技术飞速发展的21世纪，电子文件将日益成为文件和档案工作物质对象的主体，鉴定工作的成果关系着能否为子孙后代挑选反映当代社会方方面面的资料，因此电子文件的鉴定是一个重要的实践问题；同时，在档案工作者由“被动地保管历史”向变的过程中，电子文件鉴定是引发档案管理理论变革的关键因素和导火索，这项工作涉及了许多重要的管理思想问题，电子文件鉴定方法的*终确定将反映信息时代人们管理和利用文件信息的新理念。如果将电子文件鉴定方法看作一个体系的话，那么在对该方法体系的设计过程中必须回答以下问题为谁鉴定电子文件的鉴定是为谁开展的‘这个简单的问题包含着较为深刻的内涵，关系到电子文件价值主体的确立，并直接影响到鉴定方法的选择。关于为谁鉴定档案的问题历史上曾产生了若干个答案统治者、文件形成者、学术研宄人员（主要是历史研宄人员）、全社会公民。可以说，每一次认识的进步都是同当时社会政治、文化环境的改善密不可分的，跟民主化进程以及通讯的加强是一致的。从由于“档案是统治阶级的武器库”

而粗暴地将不利于统治的档案销毁；到“档案是历史研宄的思想库”将历史学家的意见作为衡量档案价值的主要标准；再到不应将“档案工作者紧紧束缚在学术市场的时尚之下”而应反映“人类生活的广阔领地”否则“档案工作者充其量只是随着编史风气变化的‘风向标②即应为公民全体鉴定档案。历史清楚地反映了档案鉴定指导思想的演变过程，反映了档案价值主体不断调整和定位的过程。

档案价值主体即档案的利用者，档案鉴定实质上就是为利用者所作的选择性工作。在公民利用档案的权利尚未确立的年代，统治者是档案的利用者，因而鉴定工作是从统治阶级的利益出发的，致使很多档案未能完整地保存下来。在机构未向国家档案馆移交档案之前，机构并没有为社会提供档案利用的职责，因而一般从本单位的利益出发自发地留存或销毁档案。18世纪末以来，利用档案是公民的一项权利相继被各国写进相关法典之中，然而由于大多数公民尚未开始有意识地运用这项权利，致使在相当长的一段时间内，研宄人员成了利用者的代名词。随着社会的进步，普通公民利用文件、档案信息的需求越来越强烈，如要求政府办公透明、企业业绩公开、研宄家族史等。电子计算机技术和网络技术的出现为普通公民利用档案信息提供了强有力的工具，特别是随着因特网的普及，因特网以其独有的开放性、平等性和易于接入性，促使实际利用文件、档案信息的用户群成倍增长，而其中增长得*为迅猛的用户类型就是非专家用户。③因此，如果说在纸质环境下，“利用档案是公民的一项权利”在更大程度上还是一纸规定的话，计算机技术就是促成其真正得以贯彻实施的媒介，电子文件时代，档案利用者的范围遍及全社会，利用需求和兴趣更为多样化，档案部门将借助全新的技术平台提供“社会记忆”为社会服务。档案管理模式也由此逐步由“国家模式”向“社会模式”转变，因此，就总体而言，电子文件的鉴定是为所有利用者全体公民而开展的，为所有利用者鉴定电子文件是所有档案部门的任务总和。具体到某个档案部门，特别是机构内部的档案部门，现有利用者范围往往小于全体公民，在确定电子文件鉴定标准时，既要尊重机构内部利用者的需要，又应兼顾机构外部利用者的需要。否则为全体利用者鉴定电子文件容易流落成为空洞的口号。

由谁鉴定谁能代表全体利用者的利益公正地挑选和评价电子文件关于“档案鉴定工作花落谁家”的问题，历史上曾有两种*具代表性同时也是互相对立的观点其一，以希拉里詹金逊为代表，认为文件形成者是档案鉴定合适的人选，其二，以谢伦伯格为代表，认为档案人员才能胜任鉴定工作。由文件形成者鉴定文件，由于其只代表本部门利益，因此容易忽视文件的“第二价值”，而由档案工作者鉴定文件，又容易因不熟悉业务而破坏文件之间的联系。

鉴于此，我国采取的是档案工作人员、业务人员和有关领导三结合的办法。通过阅读近年来国内外有关合的道路。宏观鉴定战略的理论依据是“以来源为基础的结构职能”鉴定法，即将鉴定的中心从文件转移到形成文件并赋予文件意义的社会、政府的广泛联系上，从而与“后保管模式”的要旨相一致。宏观鉴定战略的具体实施步骤是按照加拿大联邦政府各机构地位与职能的重要程度，将100多个政府文件产生机构分类，国家档案馆依次与之签定协议，明确在相互合作的过程中各自承担的义务，由两者协商制定各立档单位的文件保管期限表以及工作计划，具体鉴定工作由政府机构从事，档案馆提供服务、指导，并依法进行管理。⑤代表电子文件时代新理论应用的典范的“宏观鉴定战略”

在“由谁鉴定”这个问题上与我国长期以来的做法出其不意地相吻合。不过，两者也存在不同之处，“宏观鉴定战略”中鉴定队伍成员是来自国家档案馆工作人员、政府机构的领导、业务人员以及文件、档案工作人员，是跨机构的合作，合作的中心是制定文件保管期限表，保管期限表完成之后，可由机构档案工作人员具体操作，国家档案馆对操作过程进行指导和管理。而我国的“三方面结合”的组织形式，一般是某现行机构内部跨部门的合作，合作的重点是判断具体档案的价值，即使鉴定小组需要制定机构内部保管期限表，一般情况下以通用档案保管期限表以及相关的专业档案保管期限表为依据即可，并不需要获得上级档案行政管理部门的批准，因此少有跨机构合作的现象。

不管是何种载体的文件，在判断文件内容所具有的价值方面，鉴定成员并无不同。而电子文件具有易逝性、易更改性、软硬件环境依赖性等特点，促使档案界重新考虑鉴定工作的合适人选。1984年，哈罗德。瑙格勒撰写了一份关于机读文件鉴定问题的“文件与档案管理规划（RAMP）调研报告，指出鉴定时除了应分析电子文件的内容外（也叫内容鉴定）还应从文件的记录方式和载体性质出发对电子文件进行技术鉴定。⑥电子文件的双重鉴定问题已得到档案理论与实贱领域的共识。由于大部分档案工作者及业务人员对于新兴的信息技术并不熟悉，承担技术鉴定工作有一定的难度，由此导致了将技术人员引进电子文件鉴定队伍中的做法，如美国国家档案馆将电子文件鉴定工作交给了电子文件中心来做，其原因就是该中心比其他地方拥有更多的专业技术人员。

对比中外档案鉴定人员组成的异同，结合电子文件的特性，可以探索适合中国国情的电子文件鉴定的组织形式。首先，基于电子文件鉴定时应同时立足于宏观和微观层次，兼顾文件的**价值与第二价值，进行技术和内容的双重鉴定，因此由多方人员参与的鉴定组合是必不可少的。其次，因为我国开展档案工作的机构类型非常多，不同类型的机构可根据需要采取不同的组合形式。比如，对于政府机构而言，鉴定队伍除了本单位内部跨部门的合作外，在制定文件保管期限表时*好有档案行政管理部门或综合档案馆的人员参加（或由其指导）而对于非国有企业而言，除非企业自愿，一般不需要档案行政管理部门或综合档案馆人员的直接干预。如果档案人员本身的计算机技术水平比较高，可以不需要技术人员的参与；如果确需技术人员参与，他（们）也不一定要参与鉴定工作的全过程。

如何鉴定内容鉴定法和职能鉴定法是电子文件鉴定所采用的两种基本方法前者的关键是通过审阅电子文件的内容判断其价值，以美国国家档案馆为代表；后者以判断形成电子文件的职能活动为中心，以加拿大、荷兰、澳大利亚、德国等为代表。相比较而言，职能鉴定法在我国档案理论界得到了较高的回应。汉斯布姆斯的解释具有很强的说服力，他认为“通过间接地了解那些为实现社会需求和愿望的重要文件形成者的职能”来判断文件价值，可以反映“社会动力和公众舆论”，从而增加鉴定的客观性，减少随意性。⑧这种观点之所以具有如此广泛的影响力，归根到底是因为它与“为所有利用者（即社会公众）鉴定档案”的目标是一致的社会的运转是通过各机构职能的履行而实现的，文件是职能活动的真实记录，文件价值的大小取决于职能活动的重要程度，因此以职能因素为标准鉴定文件能较为客观地反映各个历史时期社会的真实状态，这种方法立足于文件产生的原因，而不是某一部分利用者的利益或兴趣，从而克服鉴定过程中的主观性，避免因“迎合那些游说声音*大的利用团体或那些档案工作者*愿意合作的学科的需要”而导致的“文件的储存落后于研宄者新的要求”的局面，实现“利用紧随而不是**于鉴定”，⑨*终使鉴定的结果满足全体人民而不是部分利用者的需求。

但是内容鉴定法与职能鉴定法真的水火不容吗，美国国家档案馆多年来的实贱经验能被轻而易举地否定吗，事实上，早在半个世纪前，美国文件价值鉴定理包括“每个办公室的职能特征”以及“该职能是辅助职能还是基本职能”等；美国其他档案理论家也陆续讨论了职能鉴定问题，如1977年，梅纳德布里奇弗德在《档案与手稿的鉴定与接收》中也讨论了职能因素；1993年，杰拉尔德汉姆所著的《档案与手稿的挑选与鉴定〉〉同样提及职能、职能鉴定，1这说明“内容鉴定法”并不排除职能因素，而是在机构职能的基础上评估文件的价值。*重要的是，“内容鉴定法”并不是纯粹为了满足部分利用者的兴趣或利益而采用的鉴定方法。

同时，职能并非电子文件鉴定**重要的标准。

如果只是将“鉴定工作重点放在形成文件的职能或工作程序上，而不是文件本身”“抽象地判断一项职能活动所形成的文件是否需要保存”而不必阅读文件内容，这种方法在操作过程中会出现难以避免的漏洞。比如，美国专利与商标局（PTO）的一项职能活动是批准专利申请，1996年国家档案与文件管理署对该局54个电子系统中的专利文件进行鉴定，如果只考虑职能因素的话，可断定所有54个数据库都应永久保存。而实际上，档案工作者在考察了数据库的实际内容之后，*后判定只有一个数据库具有永久保存价值。职能鉴定法“的积极倡导者特里库克后来也声明档案工作者在鉴定时必须查阅文件内容。1因此，职能鉴定法和内容鉴定法并不是截然对立的，总的来说，职能鉴定法是基础，内容鉴定法是补充。职能鉴定法侧重于明确有保存价值和无保存价值文件的界限，重要的职能活动以及具有代表性的次要职能活动中形成的文件一般具有保存价值，而大多数次要职能活动中形成的文件或者不具有保存价值，或者具有较小的保存价值；而内容鉴定法侧重于对于有保存价值的文件进一步去芜存精，形成于同一职能活动的不同文件可能具有不同的保存价值。实际上我国的”直接鉴定法“基本上遵循了这种思路。

需要注意的是，尽管鉴定的基本方法一致，但各业务单位的具体实施细则应有所区分，惟有如此，鉴定的*终成果才能不同，才能减少馆藏的重复和有价值文件的遗漏，并突出特色馆藏。如对于综合档案馆而言，馆藏大多来自重要职能机构的重要活动中形成的文件，而现行机构中保存的档案不仅包括重要职能活动中形成的文件，还包括一些次要职能活动中形成的文件。同时在具体操作过程中，还需根据各国国情采取不同策略。如加拿大国家档案馆馆长具有决定文件价值的权利，他可以直接致函联邦政府重要机关，宣布国家档案馆实施宏观鉴定战略。而这一点在很多其他国家就难以达到。

落实鉴定基本方法，指导鉴定工作开展的关键是完全可以不必审阅全部文件，因而也就避免了部分学者指出的“为挑选不足3%的文件长久保存而必须审阅100%的文件，效率极为低下”的现象。1文件保管期限表的规定应具体、可操作性强，从国家、地方到各部门都应制定适用于各级各类档案的保管期限表。这也是电子文件鉴定自动化的前提和基础。

如果说在基本鉴定方法方面，电子文件的鉴定与其他载体文件鉴定没有太大区别的话，那么在方法的实施方面，两者就有了明显的差别，主要表现在鉴定的自动化程度、收文鉴定、鉴定时间和鉴定对象等几个方面。

1、自动鉴定。计算机是电子文件鉴定的*终执行者，是保存和销毁电子文件的实际场所。计算机首先是一种自动化工具，档案人员对于计算机自动鉴定文件抱有极高的期望。这个目标并不是空想，关键在于电子文件管理系统的设计和电子文件保管期限表的制定。

实现自动鉴定，或者说使电子文件管理系统具有自动鉴定的功能，其方法是在系统中纳入并维护电子文件保管期限表，系统将文件与保管期限表对照作出判断，如果某些新文件未纳入保管期限表，导致系统暂时无法判断其保管期限时，应及时提示用户判断；对于保管期限到期的文件，系统自动提示用户以便下一步处置。

此外，系统还应自动保存归档文件和删除应被销毁的文件。不难看出，电子文件保管期限表是自动鉴定能否实现的重要因素，除了具体、可操作性强之外，纳入电子文件管理系统的保管期限表还应具有可拓展性，以便及时更新与补充。为便于将系统中生成的文件与保管期限表中的条款对比，必要时应建立鉴定专家系统。

专家系统是一种基于知识库的智能系统，它综合鉴定时的各种知识，借助于计算机技术，为联机用户提供实时帮助，好像人类专家一样。专家系统一般由知识库、推理机制、解释工具、知识获取工具和人机接口组成。知识库中存储了专家系统所用的所有相关信息、数据、规则、案例和关系，如一类文件及其多种表达形式（文种）的对应关系，一个概念和相关概念之间的多种关系等，一个知识库与文件鉴定领域中人类专家经多年工作而获得的知识和经验的总和十分相似。推理机制从知识库中搜寻信息和关系，并以人类专家的方式提供答案、预测和建议。解释工具的作用是让用户理解专家系统是如何得出结论的，即明白专家的逻辑推理成元素提供了一种方便有效的途径，它为用户提供了易于使用的菜单，在填入适当的属性后，知识获取工具就将信息和关系存入知识库中。专家系统的功能为文件选择对应的保管期限条款或者提供建议。目前尚无这样的专家系统出现。

2、收文鉴定。网络的发展使得机构之间的通讯变得极为便利，已经有越来越多的文件是通过网络传递的，典型的例子就是专业系统内部上下级机关通过局域网收发文件，如我国的很多商业银行系统、电力系统等。在纸质文件鉴定中，上级机关的来文往往具有永久或长期保存的价值。而在网络时代，本单位通过局域网就可以检索到上级机关的发文（即本单位的收文）而且该份文件包括何时为何发送给何单位的背景信息。

因此对于类似的收文，在处理完毕后可以不必保存或短期保存，需要查询利用时，可以通过本单位的电子文件管理系统，查找销毁该文件时留下的相关背景信息；如需利用原文，可以访问上级机关的数据库。当然利用网络技术尽量减少电子文件重复保存的现象需要满足一定的前提条件，包括完善的网络管理系统、先进的网络检索技术、完备的用户权限设置、成熟的加密技术等。

3、鉴定对象。关于这个问题，其实上文中已有所涉及，即同时鉴定电子文件的内容和技术（双重鉴定）也有学者称之为对于有用性和可用性的鉴定。1前者着重从知识利用的角度判断文件可能具有的价值，主要标准是文件形成活动以及文件包含的联系。后者着重判断文件可利用的状态，包括电子文件完整性、可读性、记录方式、载体情况、病毒情况、保管费用的检查等。

4、鉴定时间。纸质文件的鉴定时机一般都是在文件形成之后，而电子文件的鉴定时间则提前至文件产生之时甚至产生之前，这与电子文件管理系统自动鉴定的目标是吻合的，文件一经产生，系统就可以借助于电子文件保管期限表（和专家系统）判断出文件的利用价值，完成实时鉴定。由于系统中其实事先纳入衡量文件价值的标准主要是职能标准，从这个意义上讲，文件的价值是由其形成活动决定的，在文件实际产生之前就已决定，因而可以说鉴定工作在文件产生之前业已完成。

自动实时鉴定电子文件的价值，有助于电子文件的长期管理。对于特定文件而言，鉴定是短时行为，而鉴定之后的检索、利用、保管等则是长期管理行为，由于电子文件具有流动性、系统依赖性等特征，因此其长期管理涉及的问题比较多，较为迫切的如电子文件完整性和真实性的保护问题。如果对文件实行实时鉴定，并对具有保存价值的文件进行一定的处理，可有效地降低电子文件管理后遗症的概率。比如，为了减少计算机存储空间，提高工作效率，目前文件之间建立动态联系的情况已经相当普遍。所谓动态联系，是指文件与文件之间变化着的联系，一般是通过链接操作而建立起来的。在文件之间转移的数据称为对象，一旦文件与某对象之间建立链接，对象发生的任何变化都可以自动反映在文件中。如一份关于某城市交通情况的报告，其数据来源于城市车辆、道路等数据库，因此关于该报告的信息，可能分存在不同的系统、机器甚至地区，而生成该报告的应用程序只保存这些数据的地址和其他内容信息，相应的数据仍然保存在原来的数据库系统中。对于这种文件的鉴定是电子文件时代的新课题，一旦该文件被鉴定为归档文件后，系统应对这种文件进行存储，此次存储不同于文件生成程序的保存文件，而是对文件全部信息内容的存储，包括所有数据及其地址，如果需要的话，还需保存提供数据来源的数据库。

①②F*杰拉尔德。汉姆《档案边》，刘越男克劳地娅。塞尔明尼《信息技术与用户服务》，第十四届国际档案大会报告。

特里。库克《1998年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响》，《第十三届国际档案大会报告集》，中国档案出版社1997年版。

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刘越男编译《加拿大国家档案馆的鉴定工作》，淋达。J亨利《谢伦伯格理论在网络时代的国际档案理事会电子文件管理委员会报告《电子文件管理回顾》，httpwww.ica.org⑩于丽娟《电子文件的职能鉴定》，《北京档案》（北京市，邮编100872）（责任编辑王传宇）