由于仪器设备受使用年限和科学技术发展等条件的制约，从设备购置到报废的时间相对较为短暂，这就更加体现出发挥设备资料档案作用的重要性。把大型精密仪器的定额管理纳入设备档案管理。为了提高大型精密仪器的使用效益，促进教学和科研人员使用和开发的积极性，根据其设备使用的专业范围、频度、管理维护技术的复杂程度，以及使用年限和设备的作用对象等因素，制定大型精密仪器定额考核工作量。这些定额管理指标要执行设备档案管理的总体要求，并具体化。实验室建设、实验教学研究工作有着密切联系，各级领导、主管部门要在制定实验室建设计划、进行专业的设置、确定科学研究方向、仪器设备投资的可行性论证时，对现有仪器设备的数量、型号、使用情况等进行全面了解，避免因决策不当或计划失误而造成人力、物力、财力等浪费，必须有完整、准确的仪器设备档案作为依据。
开展设备档案查阅和咨询工作。设备档案的查阅有一定的工作量，教师和技术人员为了开展科研和教学工作，需要及时了解某些仪器设备的功能或进一步对设备进行二次新功能开发，必然要详细查阅有关设备档案，档案工作人员要耐心地协助，提供咨询和提供必要的摘要与复印件等。为使大型精密仪器在订购过程能参考到有关资料，设备档案部门还应配套订购和收集机电产品目录手册和样本，以及国内外有关厂商的产品目录和广告等，并结合实验室管理和设备管理等业务，订阅有关杂志，供职工在教学、科研和设备订购中参考利用，为掌握全面市场信息与仪器设备性能指标提供服务，以使设备订购工作能及时获得新产品及报价等信息，收到设备订购的良好效果。设备档案与设备本身一样都是技术基础。加强设备档案对实验设备的信息指导作用就非常重要。这些指导作用主要体现在实验设备选型的预测和论证、实验设备使用评价和分析、实验设备运行相关因素的信息传递和交流等方面。
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