电子文件的保存、鉴定与存取――澳大利亚电子文件管理策略

电子文件的保存通过形成文件并将文件捕获进文件保存系统，能为事务的执行提供证明，为政府管理的贵任提供基然而，现代管理又常常对有效的文件保存造成障碍。每日的工作压力，加上认为文件证书的提供可暂缓的思想。越来越成为现在机构中的常现象。特别是公共部门引入了大型的商务与服务后，形成了种只重暂时结果的文化。这些均对文件的形成4积累造成丁伤害。

从集中读者登记系统走出集中读者登记系统读者可到各保管机构提出申请，由个保管机构统办理各保管机构的读者登记和阅览证笔者，风险管理充分地利用资源以及在管理中日益增加的现代技术，无形中对文件的系统形成与保存造成了阻碍。这并非说，我们建议走回头路，而是说明我们只有将办公自动化系统放在支持公务活动不会给我们带来负效应。因此，必须使支持事务活动的文件产生并保存在文件保存系统中。否则，会带来以下后果使文件无法充分地满足本部门责任要求与其他部门要求；使产生的文件被破坏或当需要它们时找不到；当文件有多个版本存在时，无法对真实可靠的版本进行识别与检索，这就是说，无论是在系统开发阶段还是在系统升级阶段，都必须将文件保存要求建立到电子系统内部。许多计算机系统只是信息系统，要不就没有考虑到产生与捕获文件的要求；要不，即使考虑了产生与捕获电子文件的需要，也未将文件与该机构的事务目的联系在起。

为了使部门产生的电子文件满足文件保存的要求，应按以下步骤进行运作初步调查，事务活动分析，文件保存要求系统的安装，安装启用后的评价。

电子文件鉴定与耳又事务活动分析建立个事务职贵执行职责以及证明该事务过程的多层次等级体系。

文件保存要求的识别对影响每个事务职能活动及必须通过文件保存来满足事务处理的证据鉴别的要求。为此要求回答以下问。你们机构必须保存什么样的文件才能满足部的业务与责任要求；这些文件放在什么地方，需毋保存多久。怎样设计事务过程，才能满足业务与责住的体化的保存要求。

4.现有系统的评估对现有的文件保存系统与其他的信息系统进行识别与分析，权衡它们对文件保存要求的适用性，要求回答以下问件符合部1的责空求吗。哪些地方文件保存不充分或没有文件保存系统，现有的文件保存系统符合已有的质量要求吗，当前的文件保存在哪里，怎样才能得到它们或维护它们的存取，澳大利亚电子文件文件保存策略的识别对满足文件保存策略的识别，包括采用的政策过程与实施，新系统的设计等。应基于风险程序选择策略，该风险涉及到业务职责系统环境等。

文件保存系统的设计对已经识别的文件存取捕获与维护的文件保存系统的设计，应确保系统话，对体化的文件保存要求的业务过程进行评价与再设计。应对文件保存系统内形成与捕获的文件的，存取性1背景信息元数据进行识别，如果元数据与背景信息不能被有效地检索与利用，这样形成的文件就毫无意义。

文件保存系统的安装与启用□使随公务运1的文件保系统与武盗统形成个，体。

汊8.安装后的坪审管理策略大学书情报学院对文件保存系统执行监视，对文件质量与信息控制进行随机检查，对系统实施进行评估，并着手对校正疔为的监何确定文件保存时间，文件的价值规律仅仅只要求保存那些能为事务与法律责任提供证据的少量文件。忽视这点，会造成文件保存系统的阻塞与增加可存取会造成有价值文件的丢失或在不规则的被非法处置。为此，我们必须在鉴定过程对文件的持久价值。档案价行确定。

档案价值是指文件有资格长期持久保留的那些价值。例如，文件在管理财务法律证据或信息等方面的价值，这些价值使得文件有资格长刘真期持久地保留，1对电子之件鉴定时，除考虑以上设求外，还必须考虑电子文件的可存取性可处理性与是否在文件保存系统中形成的，可存取性从本质上讲，可存取性含有两层意思是可以得到文件，是容易得到文件，0旦文件不可存取，则文件就失去了价值。例如，归档5年多的文件，当前系统不能与文件当年的标准相匹配，或是文件本身的价值无法抵偿存取它们的费用，这样的文件就失去了价值。此外，如果文件可以在当前设备上读出，但读出的文件不具有关联的元数据或背景，那么即使该文件再有价值，由于没有作证能力而失去了可存取的价值电子文件与文档的存取，可以提供给多个用户在多处阅读，这是以电子方式保存文件与文档的主要原因可处理性电子文件区别于其他文件的个重要特征是可以被处理，无论是整类的职能文件，还是单件文件。可处理性即数据库很容易被操纵，这在传统的文件保存系统中是做不到的。此外，文件可以被增加更改或删除而不留丝毫痕迹，信息系统与文件保存系统某些办公自动化系统不是文件保存系统，在考虑电尹系统的鉴定时，应首先确定文件是否在系统中存在，如果文件不在系统中存在，是系统有缺陷，还是该系统本身就仅是个信息系统。对于前者，我们应确定它的文件保存要求，以确保文件的形成与保存；对于后者，我们将不考虑它所形成的文件。

传统朽案的鉴记是枣中在对尜枳起，的非当前文件价值的确定，更糟的是其鉴定中并没有电子文件，这些鉴定策3足不，于在电子环境中形成的文件的处理。

*近。鉴定程宇已扩大到对职能文件接进，鉴定，而不考虑该文件的流通。现在的鉴定策略是以职能分析为基础，必须指出哪些文件应当保存，而不是对准备保存的文件的价值进行讨论。我们必须指出，哪些文件应当被捕获，哪些文件应保存可存取性。这将要求我们将文件保存的要求建立在系统开发或升级阶段。电子文件的这类鉴定必须在逻辑层上进行，在逻辑层上进行与常的系统与软件变更无。

电厂文忭的鉴定不应当1茂部1形成的其他文件人员参加。在鉴定过程中，文件管理人员应对文件的保存要求与鉴定过程提出专家意，信息技术人员应对元数据进行识别与保留，就电子文件的捕获与维护提供专家意并承担这方面工作。

鉴定小组中除以上组成人员外，还应有来自部门各方面的代，他们应对文件价值文件的形成途径进行广泛讨论。

电子文件的存取除在档案法中具有豁免权的文件外，保存有30年件属公共领域或被允许特别存取，在不到30年的期限内，也可提供利用，1.机构的责任为了有效地在电子环境中运行，机构必须整体方案；存年龄，指定工作人员与档案馆保持联系，与官方的社会上的研宄人员保持联系；提供文件拷贝或以电子方式存取文件；澳大利亚档案馆希望各部门以电子格式网络方式或是直接为研宄者提供利用，希望各部门有足够的系统可为研宄者对电子格式的文件的存取提供方便，1澳大利亚档案馆的任务澳大利亚档案馆的任务是，在政府与法律范围内如30年存贮期后方可开放，与政府就文件的存取问进行商量；答部门咨询；进行咨询；在系统设计与主要修改阶段或鉴定阶段，档案工作者将与部门共同辩认各类文件的存取状况。

为了维护电子文件保存系统的安全完整，档案馆建议公开存取不采用实用系统实用系统实际工作可使用的算机系统笔者。而使用再生系统。1.

4户1与并什糸统中阳。江何1敏。感的或是机密的文件，都应加密，以防非法存取。这适用于所有况，电子文沣罘存卑龄计算电子文件可修改或被巧妙处置的属性对公共存取观念提出了挑战，档案馆并不认为，电子文件的每次修改都对其保存年龄的计算有影响。同时，档案馆正在寻求建立电子文件保存年龄受保护的计算方法。

档案馆推荐，应将具体事项发生日期，或系列事项发生的日期，当作是文件存放年龄的计时起点。某些文件如专文件将超越计时日期进行积累。

在很多情况下，很难恰如其分地得知，电子文件的形成时间。因为，有些文件的元数据未被保留下来。在这种情况下，应以可得到的信息作出判断。

为避免这类问出现，我们建议，至少已经决定长期保存的电子文件，应保留以下标记件，包括人工系统形成的文件，必须加上原始资料的捕获日期。