电子文件生命周期理论置疑

学术探讨浙江档案2000.3电子文件生命周期理论置疑□中国夂民大学挡案学院于丽娟人的理性并不现在对原则问不抱怀疑，而现在永远持怀疑态度；并不现在执着于据说的公理，而现在对7；都不想当然。

吉尔伯特。赖尔近年来，国际档案界提出电子文件生命周期理论，作为研宄和管理电子文件的基本出发点。然而这理论尚存在不足，各国的档案工作者确实很有必要对这理论的提出和发展方向进，再思考，传统文件生命周期理论及其立论基础文件生命周期理论产生于本世纪50年代左右，对它的研宄发端于国外档案学者对文件和文件中心的理论解释，后来扩大到了文件的整个运动过程以及对这过代的全沿理。文件命叫期理沿研究文件从；成到*终销毁或永久保存的整个运动过程，研究在文件的整个生命过程中，文件属性与管理人员的主体行为之间的关系。

这理论产生之初的目的是具体而专指的，但是80年代以后，这理论逐渐的深入下去，学者们似乎想用它去揭文件这事物发展变化的客观规律，并用以指导文件和档案的管理工作。阿根廷档案学者曼努埃尔。巴斯克斯1982年出版的文件的选择和1987年出版的文件生命周期研宄，可算是全面系统论述文件生命周期理论的代作，在这两本书中，他深入探讨了文件的价值属性与运动阶段保管场所和管理方式之间的关系，提出研宄该理论的意义不仅仅是为文件中心提供理论基础，更重要的是为了发现是什么原因促使文件从个阶段向另个阶段过渡，以及分析我们要遇到的各种因素，这样可以获得种具休标准！咐1史件阶段所，1括的期阪。并避免种毫无区别的尺度去概括各种文件现象。1文件生命周期理论的立论基础是文件价值形态的变化规律，对此，美国的谢伦伯格就曾将成为公共档案他机构及非政府使用者的从属价值。2依据这种价值论，文件生命周期的划分有两大流派。第种，将其划分为个阶段，根据文件办理的性质。文件存留地点文件的作用分别被不同的学者描述成文件的现行期半现行期非现行期加拿大学者库蒂尔和卢梭；在承办单位存留阶段在文件中心存留阶段在档案馆永久保存阶段阿根廷学者安娜。施蕾歇；文件承办形成阶段文件的行政用途阶段文件的历史阶段阿根廷学者巴斯克斯。第种，按照文件的管理程序将其划分为个阶段文件的形成阶段，文件的使用与维护阶段，文件的鉴定和选择阶段，文件档案管理阶段美1；学片詹姆斯1罗兹，如果说传统的生命周期理论是立足于文件及档案本身的价值及其价值形态的变化规律，并根据不同价值的不同实现规律指导特定阶段的管理活动的话，那么我们可以称之为从内到外的理仑建构；式这代了种普遍的而且符合人类认识基本规律的思维方式，那就是在认识事物本身的特点的基础之上，探讨事物发展变化的些规律性的东西，并依据这规律指导我们的活动。但是，电子文件的生命周期理论的提出却有悖于这种认识方法。首先让我们来看看电子文件的生命周期理论是什么。

电子文件生命周期理论及其立论基础国际档案理事会电子文件管理委员会在1997年份有关电子文件管理的报告中提出，在文件产生之前。电文件的生命周期1+信1概念阶段是指电子总系统的设计开发和安装阶段。在这阶段完成对机构内部信息流和信息处理保证文件的内容上下文关系和结构能提供关于文件形成者的可靠凭证，并保证有档案价值的电子文件被挑选和保存下来，电子文件管理的功能需求必须在这阶段电子信息系统设计阶段形成并加以详细说叫以嵌入系统之中。

产生阶段是指1体的电子文件在这司7的电环境中产生出来的阶段。这阶段也以至要统不能保证文件在系统中始终能够完整而可靠被获取的话，那么这设计就毫无价值。这阶段是电子文件产生并作为真正的文件保管起来的阶段，维护阶段是指文件产生之后直至它被销毁或永久保存的整个过程。随时间的改变，文件的作用会有所变化，开始时，文件被产生者使用以支持决策和办理业务；接下来，它会在段时间内被其他活动需要，并满足凭证要求；*后，它会因为法律文化和其它的研宄目的而被保存下来。对于文件在现行期的维护应学术探讨浙江档案2000.3该注意在满足了文件形成者需求之后要利于以后文件作为广案的保和利用同样档案保管阶段则应保证文件能够继续提供可靠而原始的活动证据。

电子文件生命周期的划分和传统文件生命周期的划分的区别十分明显。这主要现在如下几个方面传统文件生命周期起始于文件产生之时，而电子文件的生命周期却在文件产生之前就开始了，这以把电1文件竹观功能需求的总结。达和技术实现作为了电子文件的开端。

电子文件的第个阶段产生阶段。几乎是个时间的点，电子文件在设计良好的文件保管系统中产生并获取的过程将是瞬间完成的，更有甚者，这过程也很有可能是以种批处理的方式完成，那么对于每单份文件而言，这过程就更是可以意会而不能言传的了！

电子文件的第个阶段几乎涵盖了传统的整个生命周期，因为实际上是在维护阶段实现了文件的种不同价值。我们是不是可以说，电子文件的生命周期理论已经完全脱离了传统生命周期理论生长的土壤文件的不同价值形态以及不同价值形态之间的转换呢功么，电子文件生命周期理论又是根植于哪里理论的话，那么，电子文件生命周期理论来源和走向又是如何的呢，我们也许可以从软件程卞中软件卞命周期的描述中窥电子文件生命周期理论提出的思维痕迹，软件生命周期般划分为个阶段，第个阶段是软件计划阶段，这是整个软件设计的*初阶段，这阶段的主要任务是，给出软件的范围资源费用及开发时间，同时，在对用户需求进行调研之后，给出软件需求分析说明，以指导其后的开发和维护工作，因此该说明必须由用户和设计者共同完成。

第个阶段是软件设计阶段，该阶段根据需求分析说明文件，形成各种设计中间阶段的相关文件，并*终完成软件的设计工作。

第个阶段是软件维护阶段，主要修改已完成软件的错误，还包括软件功能的增加和已完成软件的完善修正。3，对比电子文件生命周期和软件的生命周期，可以发现两者之间确实存在着某些相似的东西，实际上，电子文件生命周期理论很可能是传统文件生命周期理论和软件生命周期理论的混合物。软件生命周期的前两个阶段可以说构成了电子文件生命周期的第个阶段，传统文件生命周期的所有个阶段和软件生命周期的第个阶段构成了电子文件生命周期的第个阶段，而就是在这两个阶段之间个关键性的时间点电子文件的产生和获取阶段成为承上启下的第个阶段。这样种阶段的划分对于现在正在进行的电，文件的自动化管理的设计和实施工作确实具有重大同阶段分别采取各有侧重的措施，但是，难道因此就可以反推出这是电子文件生命周期的个阶段吗滴切地讲，这样种产物被概括成电子文件自动化管理设计和实现的全过程也许更合适些。

计算机的自动化程序执行直都是人们的愿望，但直到1948年冯。诺依曼提出程序内藏式的计算机模式，人们才看到实现自动化的希望。不管有意识还是无意识，人们做事或解决问都有套固定的做法，文件和档案的管理也样，这个做法由系列已定型的基本动作和规范组成，自动化实现的关键就是，将这套动作和规范整理出来，用类自然的程序语言完成程序的编写并将程序输入计算机，在需要完成这项工作的时候，计算机会自动读取已经过编译的相关指令并依次执行，从而实现自动化。电子文件生命周期所描绘的就是这样个过程，第个阶段进行系统的设计和安装，在管理对象形成之后，第个阶段就是依据已编制的程序和另外些辅助性的制度进行自动化的管理。那么我有这样的疑问我们是否能把这样个自动化实现的过程称作电子文件的生命周期呢，这样种从人类管理活动出发去描摹管理对象的内在规律的方法是否科学呢，我的思考尚不很成熟，但我想这样种理论建构电子文件生命周期理论的提出的潜在原因是，当代档案学者对于传统文件生命周期理论不同阶段划分所造成的泾渭分明的文件和档案管理的界线的否定，他们认为电子文件的管理中，有许多传统生命周期后期，即档案管理阶段的工作应该提前到文件生命周期的*初甚至是之前来完成，由于这样种管理方法和传统的文件生命周期理论有些相脖然会考虑重新建构电子文件的生命周期理论，这样种思路很可能是正确的，但理论的建构应该遵循客观和科学的规律。

文章写好之后有幸阅读了美国戴维。比尔曼的些文章，他认为，其实所谓的文件生命周期直都是文件管理系统的生命周期，电子文件的出现激化了这矛盾，实际上应该反思和完善的是传统的文件生命周期理论，注释1韩1梅主编。国31代档案管理教指。山国，民大学出板社195年3，1技。125可。

黄坤坊等译，档案出版社1983年第1版1560页。

岳丽华纪金龙黄刘生编著。软牛技术基础。中国科学技札大学出版社。1994年9月第1版。410412页。