招标采购是一项很细致的业务工作，涉及面广，政策性强，既要加强领导，又要群众积极配合，招标工作应充分体现出大家的参与性，也只有依靠用户、专家，让用户和专家协同把关，方能得到大家的理解与支持，才会有成效。
（1）用户应参加招标全过程招标工作的主体是使用单位。因而学校每次招标，实验设备处都要会同使用部门联合组成专项招标工作小组，调动其主动性与积极性。
领导小组召开招标投标会议也要吸收用户、专家评议。由于大型（大宗）设备的技术性能较高，涉及多种学科、多种因素，只有让熟悉技术、熟悉行情的用户和专家来核算标的，避免唯价定标，才有可能使评标的精确度高一些。为了充分发挥用户、专家的作用，更广泛征求意见，领导小组还采取招标现场会的形式进行评标。
（2）合同的技术内容由用户和专家定夺学校与厂商的谈判、签约等，商务部分由实验设备处负责，技术部分则由用户和专家负责。用户比较熟悉设备的技术性能，能够做到“有的放矢”；而实验设备处又较之熟悉招标业务，具有商务谈判经验，能够把握分寸，只有用户与实验设备处共同把好项目合同质量关，方可避免一些不必要的麻烦及损失，维护学校的合法权益。
（3）实行“验收一票否决制”应该说，只有用户满意的产品，才算合格产品。故此，我院招标项目均是在使用部门和专家参加下，由实验设备处组织验收的。
认定验收合格是以验收小组在“验收报告”上签字为准。而“验收报告”又是作为厂商结帐的凭证。只要验收小组有一个人不在“验收报告”上签字，验收即通不过，招标工作就没有完，实验设备处要通知厂商来解决问题，直到使用单位满意为止。
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