1.工地例会形式
监理部应参加或组织有关工地例会。工地例会一般分为第一次工地例会、日常工地例会两种。第一次工地例会应在工程开工前适当时间举行；日常工地例会应与各单位在第一次工地例会上约定后，在施工过程中形成制度定期举行。
监理组还应根据需要，建立定期或不定期召开专业专题会议制度，如：周（旬）汇报协调会、月工作计划总结会、专题研讨会等。监理部可根据工程实施过程需要，适时组织召开各类专题工作会议，对工程施工尚未明确的一些事情进行讨论。如涉及投资的，须邀请项目管理机构派代表参加，达到加强沟通和管理、明确标准、统一行动、交流经验之目的。
2.工地例会内容
1）第一次工地例会由项目管理机构主持，监理部负责会议记录，形成纪要应由各方会签。会议主要了解工程准备及施工准备情况，明确各方职责及主要负责人；介绍“监理规划”的主要内容及相关要求，商定今后各方参加会议人员及召开时间等。总监理工程师向施工单位介绍副总监理工程师、监理组长、专业监理工程师及监理工作基本程序、办法和手段等。
2）每月定期召开工地例会，就上月工程质量、施工进度、存在问题和下月工作计划及需要协调处理的有关问题等进行点评和安排。必要时，可邀请项目管理机构和设计单位有关人员参加，协调及处理工程施工过程中存在的问题。
3.会议记录整理
1）所有会议均应有会议记录、会议签到表并形成会议纪要；
2）会议记录应注明例会召开的时间、地点、参加人员、主持人、记录整理人、会议的主要议程、会议议定的主要事项及责任人、完成期限等。
3）有施工单位参加的会议，应及时形成会议纪要下发。其中：由监理部组织召开的会议，监理部办公室负责整理形成统一文号的红头纪要下发，办公室存档；监理组组织召开的，专业监理工程师负责形成会议纪要，下发施工单位，并报监理部办公室存档。
4）会议结束，应及时在监理日记中登记，并简要记录会议的内容和参加人员等。
4.闭环管理
在各类会议上，如对进度、质量、安全等方面提出要求或责令施工单位对存在问题进行整改的，应在规定的期限内，要求施工单位整改回复，作为附件装订于纪要后面。
在下一期会议上，监理人员应对照上期监理会议纪要，核实上期会议落实情况，防止管理漏洞。对于处理时间较长的，要建立问题销号制度，将问题在网上或各级人员易了解的地方进行特殊标识，提醒注意，跟踪闭合。
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