水利工程档案管理技术问题和对策

水利工程档案能如实地反映出水利工程建设的全过程，它不仅是技术人员的劳动结晶，还是重要的经验积累与历史资料。所以，应科学地管好水利工程档案，扩展水利工程档案的信息资源。随着社会经济的发展，水利工程已经受到了国家的广泛关注，但是在实际的档案管理中，尚存在一定问题，降低了水利工程档案管理技术的工作效率。因此，就必须要强化管理措施，切实做好水利工程档案管理工作。

一、目前我国的水利工程档案管理技术存在的问题

（一）收集与归档工作不到位

对水利工程档案进行管理与事业单位的档案管理工作不同，这主要是由于水利工程档案都是从工程的建设施工中形成的。所以在进行收集与整理档案的过程中常常会存在一些不稳定因素，这样也就加大了档案管理工作的难度。另外，一些小型的水利工程在建设周期与施工要求上比较急，这样能形成有效的数据资源就相对较少，也没有受到参建单位的重视。而对于一些大型的水利工程来说，具有工期较长与参建施工企业较多的现象，这就造成了可供收集与整理的数据资源相对较多，在内容上也比较繁琐，一旦大意就极有可能会造成遗漏等情况。加之施工企业中的施工人员比较复杂，具有很强的临时性，这就造成了一定的数据资源发生遗漏的现象。

（二）质量得不到保证

水利工程档案质量的高低直接影响着水利工程的质量，所以就要加强对水利工程的管理。因此，在进行水利工程的单项验收与竣工验收时，检验人员应当要认真进行验收，确保档案的质量，对一些没有按照要求而提交水利工程档案或是档案不符合要求的参建单位，不能进行验收或是质量评定工作。通过调查可以看出，目前我国水利工程档案在质量管理上存在的问题主要包括：首先是在归档与整理材料的责任上没有划分明确；其次是管理人员在对档案进行管理的过程中没有按照档案管理办法来进行管理，且档案中的内容也不完整；最后是在对资料所进行的收集整理工作与移交接收工作存在脱节的现象，这样就导致了对档案整理质量不高的案卷没有办法进行补救。

（三）档案保管不严密

在对水利工程档案进行保管的过程中，常常会有一些资料需要被经常使用，如水利工程的设计图纸与施工计划等，但在使用的过程中，没有有效的管理制度。所以也就造成了在对这些资料进行管理的过程中缺乏规范化的管理，在出借与归还上，也没有有效的手段开展管理工作[2]。

二、提高水利工程建设施工中档案管理技术的有效措施

（一）抓好水利工程档案的收集与整理工作

对水利工程档案进行收集与整理就必须要严抓水利工程建设中的三个阶段：第一阶段主要是水利工程的前期施工阶段。在这一阶段中，要求档案的行政管理部门要与参建企业的管理人员做好密切的联系，并加强指导管理人员做好档案的管理与收集工作，及时掌握水利工程建设施工的动态，及时做好资料的收集与整理工作[3]。第二阶段主要是水利工程的施工阶段。在这一阶段中，档案管理部门要及时与参建企业的管理人员取得联系，并要求管理人员要及时做好材料的整理与收集工作。或是可以定期对参建企业的档案管理工作进行全面检查，为最终的竣工档案的验收工作做好准备。

第三阶段主要是水利工程的竣工验收阶段。在此阶段中，档案管理部门要主动参与到验收工作中去，并确定档案的真实性与完整性，并认真做好档案的归档与验收工作，对一些档案不合格的现象则不能进行确认验收。大部分的水利工程都比较庞大，且具有一定的复杂性，甚至会发生跨年建设的现象。这主要是由于水利工程的工期时间较长，且人员流动性又比较大，这样就会造成各项数据资料比较繁琐，很容易发生遗漏的现象。因此，在进行管理的过程中，要尽可能地收集好数据资料，这样才能在进行归档的过程中及时与清晰地完成归档工作。

（二）做好整理工作

1.做好前期阶段的管理工作。在此过程中要注意一些报批的数据资料，并确立材料在前、图纸在后，正式在前、请示在后的流程[4]。

2.做好勘测与设计阶段的管理工作。在这一阶段中，要以勘测、地质与气象等基础条件为主，做好专业的整理工作。

3.做好建设施工阶段的管理工作。在这一过程中，要整理好质量评定材料与验收记录等工作，同时还要确保管理工作不发生遗漏。

（三）坚持做到档案管理与工程同步

造成档案不完整的最主要原因就是对数据资料的收集不及时。因此，做好水利工程档案的管理与工程的建设管理工作就成为了首要的任务之一。首先可以建立档案管理机构，并安排专业人员进行管理工作。在制定建设计划的过程中，要确立档案管理制度与库房等设施。在施工阶段，要确保所签订的合同中具备档案管理的相关工作内容。其次是要做好各个阶段的材料数据进行收集与整理，从项目的提出开始，就要确立建档工作的开始维护参建单位的合法权利[5]。

（四）做好档案的信息化管理工作

想要落实信息化的管理，就要对水利工程档案的管理工作进行整体规划，做好分类与收集整理工作，健全管理系统。随着信息技术的不断发展，利用计算机运算速度快、存储信息量大、精准度高等特点，可以对档案中的数据资源进行整理与收集等工作。另外，在整理成档案以后，可以利用计算机来进行档案的借阅与归还等工作。且利用计算机来对档案进行现代化的管理能够让大量存储的相关信息实现检索快捷，并为管理人员提供大量的信息资源，提高了管理工作的效率。随着电子文件成为档案管理的重要手段，从而具有远远超过传统管理模式的优势，并能达到资源共享、利用便捷、满足人员的自助利用等需求。综上所述，只有做好水利工程的档案管理工作，才能体现出档案的真正价值，从而更好地实现水利工程的长远发展。

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