工程项目档案收集遇到的难点和重点

任何一项重大的工程项目都离不开工程项目档案的收集，然而这一环节却常常被忽视，项目人员往往都将主要精力集中在前期的工程上，总是将工程项目档案收集部分草草结束，因此目前我国的工程项目档案收集方面遇到了一系列的难点和重点，以此文进行有关这方面的讨论。

一、工程项目档案收集遇到的难点

1、重视度不够

工作人员往往不够重视档案收集工作，普遍存在着重视前期建设，忽略后期档案收集的想法。无论是施工单位还是相关部门，所关注的重点都是工程的进度和质量问题，认为这些才是一个工程最主要和最该关注的部分，而往往都忽视了后期的档案收集工作。尤其是经常将档案管理工作滞后完成，总是在工程建设完成的很长一段时间之后，才想起来要整理档案，而且由于对档案收集的专注力度不是很够，没有专门整理档案的工作人员，因此，工程项目档案的收集工作的质量比较差。

2、任务不明确

工程档案的管理机构是它们所承担的任务量是不相匹配的。档案管理部门，并不是仅仅收集一次的档案资料，而且档案的收集工作不是靠一个部门就能够完成的，它需要许多部门积极配合和支持，才能很好地完成整个工程项目的档案管理工作，包括档案资料的收集和整理、分类和建立档案等等内容，而有些工程单位，根本就没有独立的档案资料整理的相关部门，是有几个人负责完成这一工作，这样一来，当工程建设完成的时候，单凭这几个人，来完成一项工程建设的档案收集是十分困难的。

3、缺少相关文件的约束

目前工程项目档案的收集工作缺乏相关文件的约束，如果制定相关的文件对此进行约束和管理的话，那么工程项目的档案收集工作就会顺利很多。如果用相关部门制定出文件来对工程项目进行管理的话，那么就就会将档案收集工作视为比较重要的工作。例如现在很多工程建设的部门都没有设立独立的档案部门，如果制定了相关文件对此进行管理的话，每一个工程都会按照规定设立独立的管理档案的部门，并且按照文件中规定和要求的一样，准时并且高质量的完成工程项目档案收集的工作。

4、档案收集工作完成的质量不高

很多的工程建设单位都没有设立专门的档案管理工作人员，而复杂工程建设的技术人员对档案收集的工作又不是很熟悉，不知道什么样的资料需要收集，什么样的资料需要整理和建档，什么样的资料需要上交，什么样的资料不需要上交。在工程建设的时候不注意资料的收集和整理，而在工程建设完成的时候又缺乏专业的人员来整理，所以导致工程项目档案的整理工作被滞后。而且一些建设工程的单位没有单独的档案室，档案资料得不到妥善的保管和放置，一些很重要的资料因存放的不得当而遭到损坏。

5、档案收集的工作人员能力不足

由于许多的施工单位对档案收集和整理的工作不是很重视，所以经常安排一些临近退休或者是一些实习人员来完成这一部分的工作，导致档案收集工作完成的质量不高。而且档案工作人员的工资会比其他搞工程建设的人的工资低很多，让档案整理人员的工作积极性不大，致使收集工作完成的不是很好。

6、档案资料没有电子资料的备份

随着科技的进步，档案资料的收集和整理也向着高科技的趋势发展，因此，档案收集的工作人员应该也运用先进的科学技术，将档案资料进行电子备份，在整理档案的时候，也整理出一份电子版档案。一直以来，工程项目的领导对于工程项目档案的收集和整理都不是很重视，更不要说电子备份的问题了，有些领导甚至认为电子资料的备份是完全没有必要的。很多单位都只是进行纸质版的档案整理，并没有意识到电子版档案的重要性和方便性。

二、解决工程项目档案收集问题的对策

要想更好的做好工程项目档案收集中遇到的问题，需要从以下几个方面入手。

1、加强档案收集工作重要性的意识

众所周知，在一个单位中，是否对一个工作重视，与领导有很大的关系，领导重视的部门就会增加人力和财力的支持，进而提升这一部门的工作质量。只要领导重视档案收集和整理工作，那么就会将更多的人力、物力和财力分到档案管理部门，配合档案部门的工作，才能将工程项目档案工作完成的更快更好。而如何加强对档案收集工作的关心和重视又是发展好档案收集工作的关键性所在，要增强一个单位中领导对档案工作的关注程度，让领导意识到这一工作的重要性，要了解档案工作人员工作的重要地位，肯定他们的工作能力和成果，向其他岗位的人宣传档案资料的重要性，让大家一起积极配合档案收集工作。

2、完善相关的档案管理制度

一般的工程建设单位，都缺乏独立的档案管理机构，因此，并没有单独的工作人员来负责这一方面的任务，这样以来，对工程项目的档案收集和整理有很大的弊端。因此，各单位为了解决这一问题，应该设立专门的档案管理机构，分配专门的工作人员来完成这一任务。其次，还应该制定相关的规章制度来规定档案收集资料的标准，制定出相关的标准来去检验资料收集的质量问题，一旦发现与标准有出入的地方就要及时的改正。而且要定期举办会议来讨论在档案管理过程中所遇到的问题，让大家集思广益，提出问题，解决问题，总结经验和教训，进而提高工程项目档案收集的工作。

3、实行全方位的档案收集模式

当建设工程刚刚开始的时候，就需要做好档案收集和整理的准备，同时要对收集到的档案的质量提出严格的要求，要明确收集的范围和对象。在工程的施工阶段，负责档案管理的工作人员不能仅仅在办公室负责资料的整理，还应亲自到施工现场去考察，掌握工程进度的资料的整理和收集。并把整理出的资料及时的向有关方面的负责人进行汇报，以免出现各方面的问题，并且争取工程建设刚刚完成的时候，档案的整理工作也马上完成。施工单位应该经常对档案资料的整理工作进行检查，定期安排工作人员检查档案工作整理的进度情况，档案工作人员应该做到随时检查随时可以提供相关的资料。档案工作人员应该深入到工程建设的每一个环节中去，深入到施工单位和施工现场，主动去发现和收集一些相关的资料。此外，当工程项目结束的时候，档案整理的工作人员应该及时的进行收集、整理和建档，争取不将工作滞后，而且最好还要将每一次的工程项目档案进行电子版的备份，分门别类的录入到电脑中，这样可以避免当纸质档案出现问题时，还有备份电子资料。

4、部门之间要相互配合

档案收集工作涉及到整个工程的各个环节和各个部门，所以要做好档案收集工作不仅仅只是档案工作人员的工作，也需要其他工作人员的配合和帮助。首先，技术部门要积极的向档案部门提供资料，让档案部门有资料可以收集，其次，要在财政上对档案部门予以支持，帮助解决档案部门在财政上遇到的各种问题。

档案资料的整理和收集是贯穿整个工程建设的重要组成部分，是将工程建设记录下来的最好凭证。所以，应该要更加重视档案资料收集工作，完善档案工作的相关制度，各个部门之间积极的配合，并提高档案工作人员的素质，只有这样才能够将现在工程项目档案收集遇到的难点和重点问题解决好。

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