工程项目管理体系：文件管理
1文件管理范围：适用于项目部与管理体系有关的所有文件的控制。
2文件分类
1、项目部内部管理性作业文件:包括项目部规章制度、管理办法等文件；
2、技术性作业文件：包括国家或行业标准、施工规范、项目管理计划/实施性施工组织设计、操作规程、作业指导书、技术交底、施工图纸、变更、业主及监理往来函件等文件；
3、各类合同、标书：包括与业主、分包商、供应商鉴定的各类合同、协议、标书等文件；
4、法律、法规：与质量、环境、安全、职业健康等有关的法律法规。
3文件的拟制和批准
1、项目管理计划/实施性施工组织设计由项目总工程师负责编写、项目经理审核、公司相关主管领导审批；
2、项目部管理性文件由项目生产经理负责起草，项目常务副经理审核，项目经理审批；
3、作业文件由项目相关部门主管工程师负责编写，项目部门领导审核，项目总工程师审批；
4、各类合同、标书由项目部相关职能部门负责起草，部门领导审核，项目经理审批。
4文件的收发
1、以项目部名义制发的管理性文件，由综合办公室编制发放清单，经项目领导批准后，由办公室按发放范围填写《收/发文登记簿》进行发放；
2、项目部应收集与本项目有关的”技术标准”和”标准设计图纸”，并建立《有效技术标准文件目录》和《有效标准设计图清单》；
3、有效技术文件由项目工程安质部制定发放范围，部门领导批准后，资料管理人员按发放范围填写《收/发文登记簿》进行发放；
4、施工图纸由项目工程安质部登记收发，并及时更新清单；图纸由专人领取，当面点交签字；
5、图纸等重要技术文件不能随意复印，如丢失、破坏或需要增发时，应填写文件复制审批单，经项目总工程师批准后方可复印，并对复印的文件正确性进行签认，同时进行发放登记；
6、未在文件发放范围内的部门，不能随意借用他人文件复印，应经文件制定部门领导批准后，由文件制作部门填写《文件领用登记表》，当面点交签字领取该文件；
7、分发号控制的文件如丢失、破损或需要增发时，须填写《文件领用登记表》，经文件管理部门领导批准后，重新登记发放新文件，同时应将丢失或破损的文件分发号作废或延用原分发号；
8、发至项目内部与体系有关的文件为受控文件，分发时填写分发顺序号作为受控号。分发管理性作业文件，在其封面或首页加盖”受控”印章并编号。
5文件的管理
1、各部门必须建立健全收发文登记制度，填写《收/发文登记簿》；
2、与体系相关的管理性文件，由综合办公室编号、登记、加盖”受控”印章；
3、管理性文件一般只换版，不作更改。文件的归口部门提出申请后，由分管领导批准后实施更改；
4、项目部接到图纸变更通知后，由资料员及时清理《有效文件（图纸）清单》，并通知所持有人员在原图变更部位作出标识或采用其他方法进行更改并标识；
5、所有作废文件由文件持有部门/人员负责加盖”作废”标识，并填写《文件销毁/留用登记表》，经部门领导批准后销毁。需要保留的作废文件，则加盖”作废留用”印章；
6、因工作需要或单位之间借阅文件时，须填写《文件借阅登记表》，办理借阅手续；
7、管理性文件、技术性文件、合同标书应作为管理活动的历史记录，按照《档案管理暂行办法》归档保存；
8、工程竣工验收后，项目部清理鉴定技术文件，并按规定将竣工文件归档并移交。
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